Página 1 de 8 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
EKKOFY S.A.S.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, vigentes en la República
de Colombia, y cualquier otra norma aplicable en la materia , la siguiente es la Política de
Tratamiento de la Información de EKKOFY S.A.S.
1. DATOS DEL RESPONSABLE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
EKKOFY S.A.S.
NIT 901.328.403 - 2
Domicilio: Bogotá
Dirección: Calle 97A No. 9A-34, Piso 6
Correo Electrónico : daniel .palis@ekkofy.com
Teléfono: +57 310 3469972
2. DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Objetivo
La presente Política de Tratamiento de la Información tiene como objetivo garantizar el
adecuado cumplimiento de las normas aplicables en materia de protección de datos
personales aplicables y poner en conocimiento el uso que EKKOFY S.A.S. le da a la
información proporcionada por los Titulares, e informar sobre los procedimientos y
mecanismos al manejo de los Datos Personales recopilados para las finalidades previstas
con la autorización previa.
1.2. Legislación Aplicable
La presente Política de Tratamiento de la Información fue elaborada de conformidad con las
disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de
2012 y sus decretos reglamentarios, en especial el Decreto 1377 de 2013.
1.3. Ámbito de aplicación
La presente Política de Tratamiento de la Información es aplicable al tratamiento de los datos
personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento
por parte de EKKOFY S.A.S., bien sea en calidad de Responsable y/o Encargado.
1.4. Definiciones
Para los efectos de aplicación de la presente Política, y en concordancia con lo establecido
en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 se entiende
por:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el tratamiento de sus Datos Personales .
b. Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato,
generado por el responsable, dirigido al titular para el Tratamiento de sus Datos
Personales , mediante el cual se le informar acerca de la existencia de las políticas del
tratamiento de la informa ción, que le serán aplicables a sus datos, la forma de acceder
a las mismas y la finalidad para la cual serán usados dichos datos.
Página 2 de 8 c. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de
tratamiento. Puede ser automatizada o física de acuerdo a su forma de Tratamiento o
almacenamiento.
d. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
e. Dato Privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para
el Titular .
f. Dato Público: Aquel que no sea Semiprivado , Privado o Sensible . Son considerados
Datos Públicos , entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profe sión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su
naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
g. Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, incluyendo pero sin limitarse a datos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a
la vida sexual y los datos biométricos.
h. Encargado del Tratamie nto: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento .
i. Productos: Hace referencia a bienes o servicios.
j. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de
los datos.
k. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
l. Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del
tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
m. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
n. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos
Personales , tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.5. Principios rectores aplicables al Tratamiento de Datos Personales
Con el fin de garantizar el Tratamiento de Datos Personales que realice EKKOFY S.A.S.
como Responsable y/o Encargado de la información, aplicarán los siguientes principios , en
los términos del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 :
Página 3 de 8 a. Legalidad: El Tratamiento que realice EKKOFY S.A.S. sobre los Datos Personales estará
sujeto a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en la materia.
b. Finalidad : El Tratamiento que realice EKKOFY S.A.S. obedecerá a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al Titular .
c. Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
d. Veracidad o Calidad : La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y compre nsible. Se prohíbe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error .
e. Transparencia : En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener de
EKKOFY S.A.S. como Responsable y/o Encargado , en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan .
f. Acceso y Circulación Restringida : El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan
de la naturaleza de los Datos Personales , de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y
la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
g. Seguridad : La información sujeta a Tratamiento por EKKOFY S.A.S. como Responsable
del Tratamiento y/o Encargado del, se deberá manejar con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adultera ción, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento .
h. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos
Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la informació n, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación
de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas
en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
3. TRATAMIENTO AL CUAL ESTARÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES E
INFORMACIÓN COMERCIAL Y SU FINALIDAD
Los datos personales serán recolectados, almacenados, transmitidos , transferidos,
procesados y usados para todos aquellos aspectos inherentes a los Productos ofrecidos por
EKKOFY S.A.S. , y la ejecución de los contratos con clientes , usuarios, proveedores ,
empleados y demás colaboradores, lo que implica el uso de los datos serán usados para los
siguientes fines :
3.1. Usuarios
a. Cumplir las obligaciones contraídas por EKKOFY S.A.S. con sus Usuarios .
b. Enviar información sobre los Productos que ofrece EKKOFY S.A.S.
Página 4 de 8 c. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los Productos ofrecidos por
EKKOFY S.A.S.
d. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS
y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado
o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los Productos de
EKKOFY S.A.S., eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de
impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas,
promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por EKKOFY
S.A.S. y/o por terceras personas .
e. Tratar los datos de los Usuarios de EKKOFY S.A.S. suministrados por terceros para las
finalidades aquí señaladas .
f. Trasferir o transmitir los Datos Personales a terceras personas en Colombia y en el
exterior a titulo gratuito u oneroso para su uso comercial , en especial a las personas
clientes de EKKOFY S.A.S. para el manejo de sus campañas .
g. Transferir o transmitir los datos personales, de los Usuarios de EKKOFY S.A.S., a
Encargados del Tratamiento en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para
la ejecución de los contratos con los clientes por EKKOFY S.A.S.
h. Elaborar estudios de analítica que incluyan cualquier detalle relacionado con los
Productos ofrecidos por EKKOFY S.A.S. con el fin de compartirlos con socios vinculados
al negocio de EKKOFY S.A.S .
i. Los demás fines necesarios para dar cumplimiento a los contratos suscritos con los
Usuarios de EKKOFY S.A.S.
3.2. Proveedores
a. Para ejecutar los contratos con los proveedores de EKKOFY S.A.S.
b. Para referenciarlos con otras personas naturales o jurídicas .
3.3. Empleados
a. Para elaborar las hojas de vida.
b. Para ejecutar y cumplir con el contrato de trabajo y demás obligaciones que como
empleador le corresponden por ley.
c. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección
y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la
verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de
seguridad.
d. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos tales como nómina,
afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar
y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
e. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su
terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la
ley aplicable.
f. Contra tar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos,
entre otros.
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g. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o
con ocasión del desarrollo del mismo.
h. Coordinar el desarrollo profe sional de los empleados, el acceso de los empleados a los
recursos informáticos y asistir en su utilización.
i. Transferir y transmitir la información de los empleados a Encargados del Tratamiento en
Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones
y gestión de nómina.
j. Los demás fines necesarios para dar cumplimiento al contrato de trabajo.
3.4. Accionistas y Miembros de la Junta Directiv a
a. Para convocarlos a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas o de la Junta
Directiva según corresponda.
b. Para enviarles la información necesaria de la Sociedad con el fin de tomar decisiones
informadas en las respectivas reuniones.
3.5. Finalidades aplicables a todos
a. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes y proveedores , mediante el envío
de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad de los Productos
de EKKOFY S.A.S.
b. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera
e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas,
respecto de sus deudores en los términos de la Ley 1266 de 2008 .
c. Controlar el acceso a las oficinas de EKKOFY S.A.S. , y establecer medidas de seguridad,
incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
d. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los
titulares y transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades
que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
e. Registrar los datos personales en los sistemas de información de EKKOFY S.A.S. y en
sus bases de datos comerciales y operativas.
f. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas matrices,
filiales, vinculadas, o subordinadas de EKKOFY S.A.S. ubicadas en Colombia o en el
extranjero en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí
indicados.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
Conforme lo dispone la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho
a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo Tratami ento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
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b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por i nfracciones a
lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitu cionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f. Acceder e n forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
5. PERSONA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y
RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
La Gerencia de EKKOFY S.A.S. será la encargada de atender las peticiones, consultas y
reclamos de los titulares de la información. Cualquie r solicitud debe ser enviada al correo
electrónico daniel .palis@ekkofy.com el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar,
rectificar y suprimir los datos y revocar la autori zación otorgados por la ley y por esta Política
de Tratamiento de Información .
6. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN
EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR
INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
6.1. Consultas
EKKOFY S.A.S. dispon e del correo electrónic o daniel .palis@ekkofy.com para que el titular,
sus causahabientes, sus representantes y apoderados, y los representantes de menores de
edad titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los datos personales del t itular que
reposan en las bases de datos de EKKOFY S.A.S.
6.1.1. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, en los términos señalados
en le Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, EKKOFY S.A.S. recopilará
toda la información sobre el titular que esté contenida las bases de datos de EKKOFY
S.A.S. y se la hará conocer al solicitante.
6.1.2. El responsable de atender la consulta, según se señala en el numeral 4 arriba, dará
respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por s er el titular del
dato personal, su causahabiente, apoderado, representante, o sea el responsable
legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez
(10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue r ecibida por la
EKKOFY S.A.S. .
6.1.3. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará
al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se
Página 7 de 8 encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al qu e fue
utilizado por el titular para su comunicar su solicitud.
6.1.4. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días
hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por EKKOFY S.A.S. al
correo electrónico daniel .palis@ekkofy.com .
6.2. Reclamos
EKKOFY S.A.S. dispone del correo electrónico daniel .palis@ekkofy.com para que el titular,
sus causahabientes, sus representantes y apoderados, y los representantes de menores de
edad titulares, formulen reclamos respecto de (i) datos personales tratados por la empresa
que deben ser objeto de corrección, actualización o supr esión, o (ii) el presunto
incumplimiento de las normas aplicables en la materia .
6.2.1. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes
o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios al correo
electrónico daniel .palis@ekkofy.com y deberá contener la siguiente información:
a. Nombre y documento de identificación del titular .
b. Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido
(actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
c. La dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
d. Acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
EKKOFY S.A.S. antes de atender el reclamo verificará la identidad del titular del dato
personal , su representante o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por
otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificac ión
original del titular , y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea
el caso.
6.2.2. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, EKKOFY S.A.S.
requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días s iguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la
documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la
fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
6.2.3. Si po r cualquier hecho la persona que recibe el reclamo no es competente para
resolverlo, dará traslado la Gerencia General dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
6.2.4. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la base de
datos de EKKOFY S.A.S. donde reposen los datos del titular sujetos a reclamo una
leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor
a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
6.2.5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora
y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
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La presente Política de Tratamiento de la Información de EKKOFY S.A.S. rige a partir del 16
de octubre de 2019.
Los datos personales que sean recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos,
procesados y usados permanecerán en la base de datos de EKKOFY S.A.S. , con base en el
criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades
mencionadas en esta Política, para los cuales fueron recolectados.
EKKOFY S.A.S.
NIT 901.328.403 - 2